سامانه «ثبت درخواست حمایت مالی و معنوی» توسط موسسه نجوا راهاندازی شده است تا فرآیند درخواست، پیگیری و مدیریت حمایت از برنامههای فرهنگی، هنری، دینی و قرآنی را بهصورت متمرکز، خودکار و شفاف انجام دهد. این سامانه امکان ثبت درخواست توسط ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامی همکار با موسسه را تا سقف اعتبار تعیینشده فراهم میکند.
یکی از قابلیتهای کلیدی این سامانه، اتوماسیون دریافت و پردازش فاکتورها و مبالغ حمایتی است. کاربران میتوانند فاکتورهای خود را بارگذاری کرده و اطلاعات لازم برای واریز مبالغ حمایتی بهصورت دقیق و منظم پردازش میشود. همچنین، بخش اخبار سامانه امکان انتشار خبر رسمی و منسجم برنامههای حمایتی و اجرایی را فراهم میآورد.علاوه بر این، سامانه دارای بخشی برای شفافیت عملکرد است که گزارشهای عمومی از وضعیت درخواستها و حمایتها (مانند موارد انجامشده، ردشده و واریزشده) را بهصورت عمومی نمایش میدهد. این امر امکان ارزیابی و پیگیری روند حمایتها را فراهم کرده و در نهایت، سامانه به تسهیل فرآیندها، تسریع امور مالی، بهبود اطلاعرسانی و ایجاد شفافیت کامل در عملکرد حمایتی کمک شایانی میکند.
دستورالعمل:
1. ریاست اداره مربوطه نامه ای برای مبلغ حمایتی و برنامه اجرا شده نگارش فرمایند.
2. طبق موارد درج شده در نمونه فایل فاکتور، شبا و نامه ریاست اداره را در بخش (حمایتی ثبت) کنید.
3. بنر با لوگو موسسه باشد و از بنر در عکسهای برنامه سه تصویر بگیرید.و جمعا 4 تصویر در بخش ( خبر )با متن بفرستید.
4. بعد از ثبت در بخش شفافیت (ارسال شده) خواهد بود و پس از بررسی فاکتور و تصاویرخبری اگر مورد تایید بود به وضعیت(پذیرش نهایی) تغییر میکند که باید آنوقت فاکتورکاغذی+نامه ریاست را به آدرس ناظرموسسه پست کنید.
5. پس از تایید فاکتور و نامه و مستندات توسط ناظر، وجه حمایتی به شبا ارسال میگردد و وضعیت(پرداخت شد)میشود.
6. نکته:هدیه دربرنامه تقدیر فقط با صورتجلسه امضا شده تقدیرشونده و ریاست باشد و شبای تقدیرشونده را بنویسید.
7. نکته: نامه و صورتجلسه و فاکتور همگی باید نام برگزارکننده بنام موسسه باشد.